Page 33 -

當電子郵件量變多時，「寄件人姓名」往往是收件人決定閱讀順序的重要的評
估標準之一。在寄信人的名稱設定時，可以用「公司＋姓名」的方式，例如「高
英公司黃○○」，或「職稱＋姓名」，例如「高英資處科主任黃○○」。
3.閱讀順暢

雖然電子郵件沒有固定格式，但當我們打開電子郵件時，最先映入眼簾的排
版方式，就可能讓人決定是否繼續讀下去，閱讀時的順暢度及整體的排版給人的
舒適度，是很重要的。例如信件內容沒設定適當的行距，讓內容充塞整個畫面，
這樣的郵件，光是看一眼就讓人卻步。
4.署名要提供完整的聯絡資訊

電子郵件的「引用」功能，可讓對方知道「我已經確認過你在這封信裡提到
的訊息」、「我要針對這些內容做出回覆」。一旦用了「引用」功能，就可以一眼看
出，對方跟自己的文長比例（花的心思）有沒有平衡，所以要謹慎為之。如果只
回覆一句話，通常只需要引用一小段內容，向對方表示我們收到信就可以。電子
郵件的「署名」也很重要，「署名」並非針對寄信人設計，而是對「收信人」提供
的資訊。最好能在署名部分，附上姓名、公司名稱、所屬部門、電話、傳真、手
機號碼等完整資訊。
5.傳達情意 電子郵件不如面對面

電子郵件是一種簡單方便的溝通工具，一封好的郵件，可讓人接收到寄信人
的感受、情緒，彷彿就在你面前說話一般。就算不見面、不講話，也可以單方面
寄送訊息。所以有很多資訊傳遞或業務聯絡都靠電子郵件，但也不要過度依賴這
種溝通方式，畢竟人與人的「情意」，還是要適時透過「面對面」方式表達，方才
更顯真誠。
6.電子郵件的排版要訣如下：

（1）將整體架構區分為讓人一目瞭然的段落
（2）有 2 項以上的要點或請求時，要標上項目符號
（3）一個段落的長度最好控制在 3 至 4 行以內，比較容易閱讀

30