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實質效益，因此多數企業都樂於使用電子郵件取代傳統公文。
（1）資訊傳送便捷：商業溝通的雙方大多不在同一地區、城市或是國家，因此傳

統方式的雙方舉行面對面會議，打電話或是電話會議，都已經不符合現代化
社會的要求，不但便利性低、耗時，也耗費金錢。如今透過電子郵件，提供
一個多人可以同時交換資訊的方式，其產生的成本便遠低於傳統的溝通方
式。
（2）不需同步進行：傳統方式的面對面會議或是電話會議，參與者皆需有相同的
時程表，而且每毎會為會議花費許多時間，電子郵件允許非同步，因此每位
參與者可以自行決定要花多少時間在電子郵件上。
（3）節省郵務成本：免收費、免貼郵票、免投郵筒、免用信封、信紙及筆、沒有
收信人數之限制，直接成本唯有使用電腦的電費而已，十分便利。
（4）省時、無遺失之虞：一般使用 E-Mail，除了位址之外，還有需有帳號及密碼，
因此寄信人只須確認收信人的 E-Mail 位址，就能立即到達對方信箱；而收信
人收 E-Mail 時，也須提示密碼供系統比對，經確認無誤後方可收信，不但節
省時間，也沒有以往信件遺失的疑慮。

2.電子郵件的缺點：
（1）資訊過載：電子郵件由寄件人決定誰可以收到資訊，因此信件清單的方便性，

以及回信時的習慣，包括回信時是否回覆給所有人，是否需附上以往的信件
內容等，都可能會讓人們收到不想要或是不相關的資訊，造成垃圾郵件氾濫
的問題。
（2）不一致：現代的員工每天花許多時間在處理電子郵件，包括讀信件、整理信
件、排序以及寫信，並從片段的信件中得到完整資訊。但電子郵件是可以複
製資訊的，因此當團隊在處理檔案及資訊，但沒有定期和團隊中其他成員做
確認時，就可能會產生有兩封相近時間寄送的電子郵件的內容其實互相矛盾，
但因寄件人或收件人沒有重複而未被發現，因而產生不一致性的問題。

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