總務處工作重點
一、依據本校校務發展計畫總務處執行項目,逐年完成,以達成本校教學目標。
二、做好庶務組、出納組、文書組各組行政工作,以提供良好的行政支援。
三、加強校園安全設施,提供優質的學習環境。
四、充實各項教學設備、密切支援教學活動,以提供良好的學習環境。
五、綠美化校園,營造整體境教環境。
六、迎接資訊化時代,建構校園網路,達到全面『e校園』之目標。
總務處行政業務一覽表
一、校園安全維護
工作項目
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作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.校園門禁管理
|
1.校園開放實施計畫
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.私立學校內部控制度實施
辦法
4.依據學校校務工作計畫
|
1.開放實施時間表
2.校園門禁管理檢
核表、校園巡查
紀錄簿
3.來賓會客登記簿
4.校園監控16處
5.申請管制表
|
2.校園門禁管理值勤要點
|
3.守衛執行門禁管理要點
|
4.校園門禁管理、設置遠端監控系統
|
5.教職員車輛通行證申請管理辦法
|
2.校園電源維修
管理
|
1.公共安全檢查手冊
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.私立學校內部控制度實施
辦法
4.依據學校校務工作計畫
|
1.每月定期檢查
2.高壓電氣設備每
月巡檢紀錄檢查
表
|
2.高壓電氣設備試驗巡檢報告書
|
3.校園安全防震
、防災、逃生
演練實施計畫
|
1.消防安全設備檢修管理
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.依據學校校務工作計畫
|
1.消防安全設備檢
修申報書
2.緊急照明燈、滅
火器分部位置圖
、樓梯出口指示
圖
3.張貼各樓公告欄
4.每年定期呈報
|
2.各大樓、宿舍平面避難逃生方向指示
圖
|
3.防震防災疏散路線圖
|
4.消防防護計畫書
|
4.實習場所安全
衛生計畫
|
1.實習工場安全衛生管理
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.依據學校校務工作計畫
|
1.檢視校園廢棄物
、危險物品、廢
液之管理設置和
清理紀錄
2.各科張貼機器明
顯之處
3.汽車科、餐飲科
廢棄物處理情形
及記錄
4.執行紀錄
|
2.提供危險機器操作守則與標示
|
3.學校實驗室與實習場所安全衛生管理
要點
|
4.各科提供新購設備教育訓練實施計畫
|
5.無障礙竣施改
善工程計畫
|
1.無障礙設施設置與動線
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.依據學校校務工作計畫
|
1.檢視無障礙設施
設置與動線
2.無障礙改善設施
成果報告書
|
2.改善無障礙設施設置圖
|
6.校園及校舍建
築公共安全管
理實施計畫
|
1.安全檢視應注意要點
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.私立學校內部控制度實施
辦法
4.依據學校校務工作計畫
|
1.校舍建築管理總
檢核表
|
7.學校公物損壞
賠償辦法
|
1.學校公物損壞賠償紀錄
|
1.校舍檢查及修繕
記錄表
|
8.校園飲用水管
理
|
1.飲用水設備維護紀錄
|
1.每月來濾心更換
|
9.運動場地設施
管理辦法
|
1.運動場地設施管理紀錄
|
1.不定期檢查
|
二、學生專車管理
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.學生搭乘專車
管理辦法
|
1.學生專車逃生演練
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.私立學校內部控制度實施
辦法
4.依據學校校務工作計畫
|
1.學生車長專車行
車簡易紀錄表
2.專車行車安全查
核紀錄表
|
2.學生專車路線規劃
|
1.學生專車路線表
|
2.高雄市專車管
理自治條例
|
1.法規
|
1.條文修正
|
3.學生專車會議
|
1.司機會議記錄
|
1.每月舉辦1次
|
4.遊覽車租賃定
型化契約範本
|
1.學生交通車租賃合約書
|
1.每年度簽訂合約
|
三、校園節能減碳
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.校園推動節能
減碳實施計畫
|
1.成立節能加減碳推動小組
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.私立學校內部控制度實施
辦法
4.依據學校校務工作計畫
|
1.編組名冊
|
2.節能減碳實施
要點
|
1.冷氣空調設備、照明系統、辦公室事
務機器、節約用水之宣導
|
1.校務會議宣導
|
3.節約用水辦法
|
1.節約用水之宣導
|
1.飲用水及水池設
備維護情形檢核
表
|
4.教室照明測試
|
1.教室照明測試報告書
|
1.一般教室位置圖
、每年度檢測
|
5.專業教室使用
管理辦法
|
1.專業教室使用管理紀錄
|
1.專業教室位置圖
、不定期檢查
|
四、校園綠美化
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.校園綠美化實
施計畫
|
1.綠美化標準作業流程
|
1.依據私立學校法
2.依據私立學校法施行細則
3.依據學校校務工作計畫
|
1.校園綠美化實施
成效
|
2.垃圾減量及資
源回收實施要
點
|
1.環保志工實施辦法
|
1.垃圾減量及資源
回收實施成效
|
五、招標採購
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.經費協調會議
|
1.召集相關單位召開經費協調會
|
1.政府採購法
2.本校採購暨營繕辦法
3.本校內部控制制度參考手
冊
4.財產增置作業程序
|
1.經費協調會會議
紀錄,經費概算
表
|
2.請購
|
1.申請人填具印刷購置修繕財物請購單
2.經單位主管核准
|
1.印刷購置修繕財
物請購單
|
3.覆核
|
1.總務處、會計、校長核定後辦理
|
1.印刷購置修繕財
物請購單
|
4.公開招標
|
1.金額壹百萬(含)以上者,於公共工程
委員會或本校資訊網站上公告
2.金額壹百萬以下者,依本校內部控制
制度參考手冊規定辦理
|
1.網路公告
|
5.領標與投標
|
1.廠商於規定時程內進行領標及投標動
作
|
1.領標紀錄,密封
投標封
|
6.開標及審查
|
1.開標前注意事項宣讀
2.廠商資格、投標物件規格審查
|
1.投標清單,廠商
規格資格審查表
,開標紀錄表,
開標簽到紀錄表
|
7.底價,比價、
議價
|
1.公布底價
2.廠商比價
3.擇優議價
|
1.標案底標表,各
廠商標單,比價
議價紀錄表
|
8.得標
|
1.宣布得標廠商
2.收取押標金
|
1.比價議價紀錄表
,押標金
|
9.合約
|
1.簽訂採購或營繕工程合約
|
1.工程合約書
|
10.驗收及移撥
|
1.辦理驗收程序
2.移撥申請人(單位)
|
1.竣工報告,工程
驗收記錄表,出
廠證明,保固證
明書
|
11.核銷
|
1.辦理核銷程序
|
1.發票,支出憑證
,收支結算表
|
12.付款
|
1.領回押標金及付款
|
1.領回押標金申請
書,會計室支出
傳票
|
13.財產登記
|
1.列入財產
|
1.財產增加單,財
產清冊
|
六、一般採購
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.請購
|
1.申請人填具印刷購置修繕財物請購單
2.經單位主管核准
|
1.政府採購法
2.一般採購事項作業程序
3.本校採購暨營繕辦法
4.本校內部控制制度參考手
冊
5.財產增置作業程序
|
1.印刷購置修繕財
物請購單
|
2.詢價
|
1.依物件、規格選擇供應商進行詢價
|
1.廠商估價單
|
3.覆核
|
1.總務處、會計、校長核定後辦理
|
1.印刷購置修繕財
物請購單
|
4.比價或議價程
序
|
1.擇優比價或進行議價
2.決定供應商
|
1.廠商估價單
|
5.訂、送貨
|
1.約定交貨時間地點
|
|
6.驗收及移撥
|
1.辦理驗收程序
2.移撥申請人(單位)
|
1.送貨簽收單,收
據或發票
|
7.核銷
|
1.辦理核銷程序
|
1.支出憑證
|
8.付款
|
1.付款
|
1.會計室支出傳票
|
9.財產登記
|
1.列入財產
|
1.財產增加單,財
產清冊
|
七、校舍、財物修繕
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.檢查及回報損
壞
|
1.大樓負責人檢查損壞
2.師生回報損壞
|
1.本校公物管理及毀損公物
賠償辦法
2.一般採購事項作業程序
3.本校採購暨營繕辦法
|
1.公物報修登記表
,校舍檢查紀錄
簿
|
2.損壞評估
|
1.前往勘查損壞情況
|
1.照片
|
3.辦理修繕作業
|
1.自行修繕、更換
2.委外修繕(依一般採購程序辦理)
|
1.印刷購置修繕財
物請購單
|
4.驗收及移撥
|
1.辦理驗收程序
2.移撥申請人(單位)
|
|
5.結案
|
1.紀錄
2.通知繳費或班費扣款
|
1.公物報修登記表
,校舍檢查紀錄
簿
|
八、財產管理
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.財產之登記、
保管
|
1.財產設備購置相關資料
2.登入財產設備
|
1.事務管理規則
2.財物標準分類
|
1.財產增加單
|
2.製作財產標籤
|
1.黏貼財產標籤並拍照
|
1.財產標籤,財產
照片
|
3.財產清點
|
1.排定清點日期
2.呈報上級陳核
3.赴各單位清點
4.清點資料整理
5.資料陳核
|
1.財產清點資料
|
4.財產增減清冊
之編製
|
1.核對財產設備
2.製作財產增減清冊
3.陳送核備
|
1..財產增減清冊,
財產卡,財產異
動申請單
|
5.財產報廢
|
1.各單位提出報廢簽呈
2.查財產設備使用年限及報廢設備
3.呈報上級陳核
4.填寫報廢單
5.財產設備銷帳
|
1.報廢簽呈,報廢
單,財產設備報
廢明細表,財產
增減清冊
|
九、水電管理
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.水電之供應及
維修
|
1.巡查校舍水電設備
2.設備故障情形判別
3.立即處理或申購維修
|
1.廢棄物清理法
2.本校飲用水設備維護管理
辦法
3.本校推動節約能源實施計
畫
|
1.公物報修登記表
,校舍檢查紀錄
簿
|
2.全校性電源保
養與維修檢查
及申報
|
1.巡查總電源設備狀況
2.排定日期會各單位
3.提出保養、維修並紀錄
4.申報上級機關
|
1.高壓電器設備巡
檢紀錄表
2.公共安全檢查手
冊
|
3.飲用水保養與
維修檢查
|
1.巡查飲用水使用情形
2.定期保養及更換濾心
3.填寫保養紀錄
4.學年度列冊備查
|
1.飲用水設備維護
紀錄表
2.公共安全檢查手
冊
3.飲水機水質檢驗
卡
|
4.消防設備檢查
與維修及申報
|
1.巡查消防設備狀況
2.排定日期檢查
3.提出保養、維修並紀錄
4.申報上級機關
|
1.年度消防設備檢
查報告
|
5.化糞池申報作
業
|
1.排定時程進行抽肥工作
2.選擇合格廠商處理
3.重量過磅及傾倒(廠商)
4.每年底前填報
|
1.化糞池污物清除
紀錄申報表
2.民營廢棄物清除
機構化糞池
3.污物清除紀錄表
|
十、每日收支
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.收款
|
1.當面清點檢查收入款項
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第三章
|
1.日報表
2.收據第二聯交會
計室存查
3.存簿結餘須與日
報表相符
|
2.開立收據
|
3.至金融機構如數繳存
|
2.付款
|
1.依會計室支出傳票
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第四章
|
1.日報表、支出傳
票
2.日報表、支出傳
票
3.日報表、銀行存
摺
4.日報表
5.零用金支付清單
6.支出傳票
|
2.檢核所附憑證與支出傳票內容是否相
符
|
3.開立取款條、支票
|
4.EDI匯款
|
5.零用金支付
|
6.款項付訖須在傳票上加蓋付訖日期戳
記簽章
|
3.日報表
|
1.每項收款
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第一章之第十一條
|
1.開立收據
2.依會計室支出傳
票
3.存簿、取款條及
支票
4.轉帳憑證、匯款
存根聯
5.日報表
|
2.每日付款
|
3.至銀行存款、取款
|
4.轉帳匯款
|
5.將當日收支核對記帳
|
十一、各項補助款
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.申請各項補助
款
|
1.開立「自行收納款項統一收據」
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第九章
|
1.依收據編號登記
,並影印公文存
查
2.查詢款項入帳日
期並登記
3.日報表
|
2.第一聯交繳款人收執
|
3.第二聯報核,送會計單位列帳
|
4.第三聯存根由出納單位存查
|
2.學生各項補助
款發放
|
1.登錄名字及補助金額
|
1.各處室申請明細表
2.家長存摺及身份證影本
3.各班學生匯款明細單
4.郵局匯款單
|
1.日報表
2.匯款單存根聯
|
2.登錄家長郵局帳戶資料
|
3.匯款前知會導師
|
4.核對無誤後至郵局匯款
|
3.處室各項活動
補助款支出核
銷
|
1.依會計室支出憑證
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第四章
|
1.日報表
2.支出傳票
|
2.檢核所附憑證與支出傳票內容是否相
符
|
3.開立取款條、支票
|
4.EDI匯款
|
5.款項付訖須在傳票上加蓋付訖日期戳
記簽章
|
十二、繳交教職員保費及薪資所得稅
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.各項保費依人
事室資料登入
核對計算,每
月15日前解繳
|
1.核對公保名單計算金額
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.公保繳款單收據
2.勞保繳款單收據
3.健保繳款單收據
4.支出傳票
5.日報表
|
2.核對勞保名單計算金額
|
3.核對健保名單計算金額
|
4.開立支出憑證申請繳款
|
5.核准後開立取款款
|
6.每月15日前解繳
|
2.每月10日前
將上一月內所
扣繳稅額上國
稅局網站申報
,並印製繳款
單,在規定期
限,辦理代繳
|
1.依薪資所得扣繳稅額表計算金額
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第五章
|
1.薪資所得扣繳稅
額收據
2.支出傳票
3.日報表
|
2.開立支出憑證申請繳款
|
3.核准後開立取款款
|
4.每月10日前解繳
|
十三、零用金保管及支付
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.因應急及各項
零星支用,應
參酌實際情形
在主管機關核
定零用金額度
內,簽會會計
單位並奉機關
首長核准後,
提取定額現金
備作零星支用
|
1.零用金之申請
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第六章第二條
|
1.支出傳票
|
2.負責保管支付
,在一定金額
限額內,各業
務承辦單位因
業務需要,經
其單位主管及
保管單位主管
核准後支付
|
1.零用金保管支付
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第六章第二條
|
1.支出傳票
|
3.零用金支付後
,將支出憑證
編號登入零用
金清單,於支
付相當金額時
經核章後,送
會計單位審核
,依規定程
序撥還
|
1.零用金撥還
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第六章第四條
|
1.支出傳票
2.零用金支付清單
|
十四、教職員薪資
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.依據人事室、
教務處、學務
處及進修學校
等教職員異動
請假應扣薪及
鐘點費等作每
月薪資調整計
算
|
1.編製員工薪資印領清冊
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.員工薪俸表
2.員工薪資印領清
冊
|
2.相關處室核章
後依會計室支
出傳票開立取
款條,每月24
日前至金融機
構辦理匯款手
續
|
1.薪資轉帳匯款
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.薪資存款團體戶
存款單
2.轉帳磁片
|
3.印製個人薪資
通知單
|
1.印製薪資通知單
2.發放薪資單
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.薪資通知單
|
十五、銀行差額解釋
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.依每月銀行對
帳單,核算公
庫收支是否相
符
|
1.銀行調節表
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.銀行調節表
2.各銀行對帳單
|
十六、記帳簿
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.每月登錄各項
支出及收入(
現金、支票、
匯款)
|
1.出納帳表
|
1.中央政府機關及學校之「
事務管理手冊」出納管理
之第十章
|
1.記帳簿
|
十七、所得稅
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.12月底統計
全校教職員工
(校內、校外
)年度所得稅
總額準備申報
|
1.統計年度所得稅
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.年度所得稅總表
|
2.每年1月底前
向國稅局辦理
上年度內各類
所得扣繳暨免
扣繳申報事宜
|
1.各類所得憑單資料電子申報
2.印製扣繳憑單
|
1.財政部國稅局
|
1.綜合所得稅各類
所得網路申報回
執聯
2.各類所扣繳暨免
扣繳憑單申報書
3.申報單位各類所
得清冊
4.各類所得扣繳暨
免扣繳憑單
|
十八、會計年度結算
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.7月底為會計
年度結算日,
配合會計師銀
行帳目要逐一
核對
|
1.會計年度對帳
|
1.高英工商內部控制制度參
考手冊
|
1.薪資印領清冊
2.銀行存摺
3.現金保管條
4.銀行對帳單
5.定存單
6.調節表
7.薪資所得扣繳稅
額收據
8.綜合所得稅各類
所得網路申報回
執聯
9.各類所扣繳暨免
扣繳憑單申報書
10.申報單位各類所
得清冊
11.綜合所得稅各類
所得網路申報回
執聯
12.各類所得扣繳憑
單存根聯
13.利息扣繳憑單
|
十九、銀行函證
工作項目
|
作業名稱
|
法令規章
|
執行結果
|
1.將各銀行函證
正副本用印送
至各銀行,各
銀行填寫、用
印後正本銀行
存查,副本寄
至揚智會計師
事務所
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1.銀行函證作業
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1.高英工商內部控制制度參
考手冊
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1.銀行函證正、副
本
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二十、定存
工作項目
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作業名稱
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法令規章
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執行結果
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1.將乙存款項轉
定存
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1.定存作業
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1.高英工商內部控制制度參
考手冊
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1.取款條、定存單
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2.定存解約
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1.解定存作業
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1.高英工商內部控制制度參
考手冊
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1.解約單、銀行存
摺
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二十一、公文收發
工作項目
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作業名稱
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法令規章
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執行結果
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1.公文收文作業
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1.各項文書處理程序之建立與效率之提
昇
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1.文書處理手冊
2.教育部公文交換系統文書
人員使用操作手冊
3.文書流程管理手冊
4.文書處理手冊
5.教育部公文交換系統文書
人員使用操作手冊
6.文書流程管理手冊
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1.文書組執掌工作
表
2.文書行政業務標
準作業程序表
3.教育部公文交換
系統文書人員使
用操作手冊
4.公文收文簿
5.掛號郵件登記簿
6.公文收、發文簿
7.掛號郵件登記簿
8.公文收、發文簿
9.收發文統計表
10.文書組執掌工作
表
11.文書行政業務標
準作業程序表
12.教育部公文交換
系統文書人員使
用操作手冊
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2.公文處理資訊化之規範及管理
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3.公文拆封、錄號、分發
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4.負責全校總收發文
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5.收發文統計
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6.各項文書處理程序之建立與效率之提
昇
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7.公文處理資訊化之規範及管理
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2.公文發文作業
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1.發文錄號及檢查
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1.文書處理手冊
2.教育部公文交換系統文書
人員使用操作手冊
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1.公文發文簿
2.教育部公文交換
系統文書人員使
用操作手冊
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2.公文繕打、校對及發文
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二十二、公文管理
工作項目
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作業名稱
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法令規章
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執行結果
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1.檔案管理
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1.檔案卷清冊之編製、存放
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1.文書處理手冊
2.文書流程管理手冊
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1.歸檔清冊
2.檔案調閱紀錄簿
3.年度公文備份光
碟
4.年度公文附件備
份光碟
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2.處室借調檔案之處理
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3.年度公文、附件備份
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二十三、郵件收發
工作項目
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作業名稱
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法令規章
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執行結果
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1.郵件作業
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1.信件、包裹收發
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1.文書處理手冊
2.文書流程管理手冊
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1.掛號郵件登記簿
2.郵資日、月報表
3.各類郵務存根及
購票證明單
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2.發郵文件過磅並粘貼郵票
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