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第四節 會議及餐宴禮儀

會議禮儀
合宜的會議籌備與禮儀 將創造較佳的會議效率，在會議進行的各項工作中，

以會前的組織工作最為關鍵，其目的為使會議參與人能更精確瞭解會議流程。它
在大體上包括以下四個層面。
（一）會議的籌備（前置工作）

舉辦任何會議之前，皆須先行確定其會議主題及會議名稱。這必須於會前與
會議召集人或主席確定，負責籌備會議的工作人員，則應配合會議主題，將召集
人議訂的會議規模、時間、議程等組織落實，議程的設計需依會議類型實際需求
區分為：全體出席、分組討論、會議長短、中場休息、午晚宴安排、會外旅遊等。
大型會議更需組成會議專門籌備小組，訂定明確的分工計劃並依任務依序安排各
成員工作及會議流程中所扮演的職分。
（二）會議通知的編擬及發放

舉行會議召開前均應依會議屬性之不同製訂通知書樣式，此通知書亦含括邀
約有關單位或嘉賓而發的邀請函件，應事先擬定邀請函的設計製作，而依時提前
向與會者發放會議通知書或邀請函；發放會議通知函，應設法保證其及時送達，
不得耽擱延誤。會議通知書（函）內應載明：會議主題、議程、召集單位、主持
人、出席人員、會議時日、會議地點、備註、發文人及服裝規定等。

會議通知函組成要件－擬寫通知函時，應力求其通知事項的完整性，文中需
包含：WHY（目的）：讓所有與會人員了解會議的目的；WHEN（時間）：要讓所
有的參會人員了解，會議開始的時間和預計進行的時間；WHERE（地點）：是指會
議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行；WHO（人
物）：貴賓名單依職階或介紹之禮儀順序排列；WHAT（議題）：就是要討論哪些問
題；OTHERS（其他事項）：根據會議的類型、目的安排會議桌及座次、會議物品
等相關配備。

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