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第貳章 商業文書寫作與簡報製作技巧

第一節 中文商業文書寫作應注意事項

書信是人與人之間利用文字傳遞消息，交換意見的一種方式。因此，面對公
司重要的顧客、經銷商、供應商等往來合作夥伴時，其商業書信格式及用語也會
因業務性質不同而有所調整。所以，平日與客戶往來的書信及 Email，陳述方式是
否專業?撰寫商用書信時，應如何正確表述及傳遞訊息，才是收信者所願意接受與
符合期待的？信件格式是否符合正確規範？都是身為秘書人員需要了解及熟練
的。

因此，職場中商業書信撰寫的重要技巧及規範，透過專業商用文書的訓練，
以學習合乎禮儀的文書溝通方式，將能更進一步地為企業建立良好內外部顧客關
係及形象！

一、書信撰寫原則
書信，可說是一種書面的談話。一封好的書信，要能夠讓對方讀起來，如同

親自聽到你談話一樣的真切、懇摯。但怎樣才能寫出這樣的信來？可分為四點來
加以說明：
（一）用辭得體：書信的種類繁多，寫法各有不同，但無論寫任何一種書信，首

先要認清自己與對方之間，輩分的尊卑，關係的親疏，若能確定彼此適當
的立場時，才在用語措辭方面作最妥善的安排。
（二）敘事有序：敘述事情要層次分明，井然有序，不可先後顛倒，雜亂無章。
（三）行文簡明：寫信與一般文章相同，用詞力求簡潔而明白是基本條件。因此
，為了行文簡潔，必須極力避免重複、累贅、蕪雜和拖泥帶水等毛病；為
了達到語意明白，每句話都要說清楚，並避免意義含糊、隱晦、模稜兩可
和深奧的詞句。

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