Page 18 -

格式正確

用詞明確
直接了當

註明 措詞
發出日期 要有禮貌

事務書信內容不必有過多的形容、修飾，力求敘述簡明、表達準確，具邏輯
性，且須注意措詞、謙恭有禮。事務書信往來，下筆時最好了解對方的資料，例
如年齡、教育、收入、性別等等，如果能掌握主管或是重要客戶的資料，並找出
對方的興趣、觀念與價值觀，就能更有效率的說服對方。如果信件的內容涉及專
業議題，必須先知道對方對於你想表達的議題了解多少？面對外行、專家、執行
者或是使用者，不同的對象須調整相應的寫作方式。例如學校資工系的幹部希望
科學園區的廠商贊助系上專題製作比賽經費，如果該廠商非相關領域的外行人，
其文章撰寫重點應著重於吸引廠商閱讀這封信。如果是寫信向同領域的專家接洽
事物，專家期望的是了解細節，寫信時就該偏向鉅細靡遺的介紹專題比賽的細節。
而如果你是軟體設計師，寫信給執行者時，記得信件內容要直接切入正題，以提
供執行者重要的資訊為重心。當然，如果對方是軟體使用者，如何寫一個詳盡的
使用說明，就是信件的主軸所在。

四、結尾敬辭注意事項

15